Unbound

Elke logistiek verantwoordelijke kent het ongemakkelijke compromis: vrachtfacturen zouden regel voor regel gecontroleerd moeten worden tegen de tariefafspraak, maar daar is simpelweg geen tijd voor. Dus wordt het een steekproef, of een blik op het totaalbedrag: klopt het ongeveer met vorige maand, dan gaat hij door. En elke maand betaal je een onbekend bedrag te veel. Dit artikel legt uit waarom er zoveel doorheen glipt, wat het kost, en hoe 100 procent controle er in de praktijk uitziet met een digitale medewerker.

Waarom glipt er zoveel doorheen?

Vrachtfacturen zijn berucht lastig te controleren, om drie redenen die elkaar versterken. Ten eerste de tarieven: die verschillen per traject, gewichtsklasse, laadmeter en klantafspraak, en per vervoerder is de opbouw anders. Ten tweede de toeslagen: brandstof, wachttijd, tol, tweede afleverpoging, avondlevering. Die wisselen per maand en staan soms als aparte regel, soms verwerkt in het tarief. Ten derde de bronnen: de factuur komt als PDF, het contract ligt in een la of een map, en de werkelijke ritdata zit in het TMS.

Wie dat handmatig naast elkaar legt, is per factuur zo tien minuten kwijt, en per regel langer als de factuur tientallen zendingen bundelt. Bij honderden facturen per maand is volledige controle onbetaalbaar. Vervoerders weten dat ook. Niet dat ze bewust te veel factureren; maar een indexatie die verkeerd doorkomt, een toeslag die dubbel geboekt wordt of een staffel die net verkeerd wordt toegepast, valt bij niemand op als niemand kijkt.

Wat kost een paar procent te veel betalen?

Reken het na voor je eigen situatie: bij 1 miljoen euro aan jaarlijkse vervoerskosten kost elke procent onterechte facturatie 10.000 euro per jaar. Stel dat 1 tot 2 procent van de gefactureerde regels afwijkt van de afspraak, dan loopt er jaarlijks 10.000 tot 20.000 euro aan marge weg. Bij 5 miljoen aan vervoerskosten is dat 50.000 tot 100.000 euro. En zolang je steekproeven doet, weet je niet eens wat jouw werkelijke percentage is.

Daar komt bij dat de steekproef zelf ook geld kost. Iemand die twee dagen per maand facturen naloopt en daarmee 5 procent van de regels ziet, besteedt tijd aan een controle die weinig vangt en niets bewijst. Dat is het slechtste van twee werelden: wel de kosten van controleren, niet de zekerheid.

Hoe werkt 100 procent controle met een digitale medewerker?

Elke binnenkomende factuur wordt gelezen, regel voor regel, ongeacht de opmaak per vervoerder. PDF, scan, Excel-specificatie: alles komt in dezelfde stroom.
Elke regel wordt vergeleken met de contractafspraak (tarief, staffel, indexatie, toeslagen) én met de werkelijke rit uit je TMS: is deze zending echt gereden, met dit gewicht, naar dit adres, op deze dag?
Kloppende facturen gaan door naar betaling, zonder dat iemand ernaar kijkt.
Afwijkingen staan klaar voor je team, met het verschil in euro's erbij: dit stond op de factuur, dit was de afspraak, dit was de rit. Eén blik en je weet of je akkoord gaat of een creditnota vraagt.

Het resultaat draait het compromis om: in plaats van 5 procent controleren en 95 procent vertrouwen, controleer je 100 procent en behandel je alleen wat afwijkt. In de praktijk gaat 85 tot 95 procent van de facturen zelfstandig door, omdat de vergelijking scherp is: de afspraak staat vast en de rit staat vast.

Wat vind je dan? Twee typische voorbeelden

Stel: een handelsbedrijf met vier vaste vervoerders en ongeveer 400 vrachtfacturen per maand legt twee weken lang alle facturen naast contract en TMS. Dit is het soort afwijkingen dat zo'n controle typisch boven water haalt. Bij één vervoerder wordt de brandstoftoeslag berekend over het bedrag inclusief een andere toeslag, terwijl het contract exclusief zegt: klein verschil per regel, op jaarbasis een bedrag met vier cijfers. Bij een andere vervoerder staan zendingen op de factuur die volgens het TMS nooit zijn gereden: dubbel gefactureerd na een systeemfout aan hun kant. Beide gevallen worden met steekproeven vrijwel nooit gevonden, en beide zijn met één mail opgelost zodra je ze ziet.

Wat heb je nodig om te beginnen?

De contractafspraken per vervoerder, in welke vorm dan ook: PDF, Excel, mail. Ze hoeven niet mooi te zijn, wel vindbaar.
Een export van ritten of zendingen uit je TMS, zodat de factuur ergens tegen gelegd kan worden.
Twee weken facturen zoals ze binnenkomen.
Iemand in het team die de afwijkingen beoordeelt en terugkoppelt naar de vervoerder. Reken op een paar uur per week in de eerste periode.

Veelgestelde vragen

Verstoort dit de relatie met onze vervoerders?

Meestal verbetert die juist. Discussies gaan voortaan over concrete regels met bewijs erbij, niet over onderbuikgevoel. Goede vervoerders hebben niets te verbergen, en de meeste waarderen het als fouten snel en concreet worden gemeld in plaats van maanden later in een verrekening.

Onze contracten zijn complex, met staffels en indexaties. Kan een digitale medewerker dat aan?

Ja, mits de afspraken ergens vastliggen. Het inregelen van de contractlogica is onderdeel van de eerste twee weken; daarna rekent hij elke factuur ertegen na. Verandert een afspraak, dan pas je die op één plek aan.

Wat als de fout bij ons ligt, bijvoorbeeld een verkeerd gewicht in het TMS?

Dan zie je dat ook. De digitale medewerker legt de afwijking neutraal voor: factuur zegt dit, TMS zegt dat. Soms heeft de vervoerder gelijk. Ook dat is waardevol, want het laat zien waar je eigen data niet klopt.

Weten wat er bij jou doorheen glipt? Plan een demo en neem drie recente vrachtfacturen mee. Grote kans dat we samen iets vinden.