Unbound

De uitdaging

‍Orders komen binnen via e-mail, vaak als vrije tekst maar ook als bijlage zoals een PDF of Excel. Medewerkers moeten de gegevens handmatig interpreteren en overnemen in het ordersysteem. Dat kost veel tijd, zorgt voor piekdrukte en vergroot de kans op fouten of onvolledige orderregels.

De oplossing

‍Unbound automatiseert de orderinvoer vanuit e-mail. Inkomende e-mails en bijlagen (PDF/Excel) worden uitgelezen en omgezet naar gestructureerde orderdata. Op basis daarvan genereert Unbound automatisch een XML-bestand in het formaat dat het ordersysteem verwacht. Dit XML-bestand wordt vervolgens aangeboden aan het systeem, waarna een medewerker het voorstel kort controleert en goedkeurt. Na goedkeuring wordt de order definitief ingelezen.

Wat de automatisering doet:

Leest e-mails en bijlagen (PDF/Excel) en herkent ordergegevens (artikelen, aantallen, leverdatum, afleveradres, referenties)
Zet de data om naar gestructureerde orderregels en controleert op volledigheid
Genereert automatisch een XML-bestand volgens het importformaat van het ordersysteem
Stuurt/biedt het XML-bestand aan richting het ordersysteem
Maakt een goedkeuringsstap mogelijk

Het resultaat‍

Minder handmatig overtypen en minder foutgevoelig invoerwerk
Snellere orderverwerking en minder achterstanden bij pieken
Consistente orderdata en reproduceerbaar importproces via XML
Medewerkers focussen op controle en uitzonderingen in plaats van repetitieve invoer