Backoffice werk door AI
Terugkerend, foutgevoelig en tijdrovend. Dit zijn de processen waar AI agents direct het verschil maken.
Orders verwerken zonder typen
Elke dag komen er orders binnen via e-mail, PDF of portals. Je team zet ze handmatig over naar het ERP, checkt voorraad en stuurt een bevestiging. AI neemt dit volledig over, van herkenning tot verwerking, ongeacht het formaat of de afzender.
Wat je kunt verwachten:
- Orders herkend en verwerkt vanuit elk formaat
- Afwijkingen automatisch gesignaleerd
- Medewerkers focussen op uitzonderingen
Systemen syncen met AI
Tussen je ERP, WMS en andere platformen zit altijd een gap. Gegevens die niet automatisch doorstromen worden handmatig overgezet. Dat kost tijd, introduceert fouten en schaalt niet mee. AI leest, vertaalt en stuurt de data door zonder tussenkomst.
Wat je kunt verwachten:
- Data uitgelezen en doorgezet zonder tussenkomst
- Geen fouten door handmatig kopiëren
- Medewerkers werken aan inhoud, niet aan administratie
Facturen matchen en verwerken
Inkomende facturen komen binnen via e-mail, post en leveranciersportals. Elk op een andere manier, elk handmatig verwerkt. AI herkent de factuur, matcht hem met de inkooporder en zet hem klaar voor betaling.
Wat je kunt verwachten:
- Facturen verwerkt uit e-mail, post en portals
- Automatische matching met inkooporders
- Medewerkers controleren uitzonderingen, niet de standaardstroom
Certificaten in twee minuten, niet dertig
Certificaten opstellen betekent data opzoeken in het ERP, kopiëren naar een template en opmaken per klant of zending. Bij grotere volumes is dit dagelijks terugkerend werk. AI haalt de data op, vult de template en levert een kant-en-klaar document op.
Wat je kunt verwachten:
- Templates automatisch gevuld vanuit bestaande data
- Klantspecifieke eisen en compliance ingebakken
- Medewerkers besteden tijd aan klantrelatie
Inkoop orders maken en verwerken
AI regelt de hele flow van aanmaken tot archiveren, en signaleert direct als er iets afwijkt.
Wat je kunt verwachten:
- Orders automatisch aangemaakt vanuit e-mail of systeem
- Leveranciersbevestigingen gematcht en gearchiveerd
- Medewerkers zien alleen wat aandacht nodig heeft
80% van vragen direct afgehandeld
Een groot deel van de inkomende klantvragen gaat over order status, betalingen of het opvragen van documenten. AI handelt deze vragen direct af en stuurt complexe cases verrijkt door naar de medewerker die ze echt kan oplossen.
Wat je kunt verwachten:
- Order status, betalingen en documenten direct afgehandeld
- Complexe vragen doorgestuurd met volledige context
- Medewerkers helpen klanten echt verder in plaats van opzoeken
